Har I et sygefraværsberedskab?

Har din virksomhed overvejet, hvad man gør ved bemandingsproblemet ved sygefravær?
I Berlingske den 19. maj 2016 kunne man læse, at akuttelefonens beredskab lider under et højt sygefravær, hvilket gør det svært for virksomheden, at overholde de fastlagte målsætninger for, hvor hurtigt et opkald skal besvares. Det høje sygefravær skal formentlig ses i sammenhæng med en høne-og-ægget- situation, for hvad kom først? Kvaliteten led formentlig først på grund af for dårlig forberedelse og for få kompetencer, som har skabt et stort arbejdspres og mange frustrationer, der har medført sygefravær, som nu skaber et endnu højere pres. Trykket bliver for stort og kedlen koger over.

Men hvordan løser virksomheden den situation?

Hav en beredskabsplan for sygefravær

Det skal ikke være nogen hemmelighed, at jeg arbejder med overtale virksomheder til at omtænke robusthed til en organisatorisk kompetence i stedet for en personlig. I en robust organisation er sygdomsberedskabet en væsentlig del af billedet. Det skal ikke være de tilbageværende medarbejderes problem at løse, når en kollega melder sig syg. Så bliver de også bare syge.

Hvis en organisation ikke skal gå i knæ på grund af en eller flere sygemeldinger, er det nødvendigt at skabe et beredskab, der kan træde til når en sygemelding opstår.

For at kunne handle mest effektivt, bør man afdække:

• Hvilke funktion udførte den sygemeldte?
• Hvem samarbejde vedkommende med?
• Hvor forretningskritisk er udførelsen af funktionen?
• Hvilken prioritering har de opgaver, som vedkommende løste?
• Har vi de samme kompetencer et andet sted?
• Hvad kan så nedprioriteres, imens den sygemeldte er uarbejdsdygtig?

Vær klar inden det bliver nødvendigt

Det mest optimale vil naturligvis være, hvis disse spørgsmål er besvaret længe inden der opstår en sygemelding, som en del af virksomhedens risikoafdækning og beredskabsplanlægning. Ved at danne sig et overblik over medarbejdernes kompetencer kontra funktion, nødvendige relationer, opgaveprioritering og backup mulighederne, bliver det muligt at imødekomme risikoen ved mandefald med en plan for, hvad der skal gøres hvis vedkommende medarbejder sættes ud af spil på grund af sygdom.

En risiko ved sygefravær kan være den der ses hos 1813 organisationen; der mangler medarbejdere, hvilket gør at de resterende medarbejdere skal løbe alt for hurtigt, hvilket betyder de bliver syge, hvilket gør, at der kommer til at mangle endnu flere medarbejdere. En skrue uden ende. Der er selvfølgelig sjældent så direkte en årsag-effekt sammenhæng ved sygefravær, som den jeg skitserer her, men det virker ret tydeligt, at antallet af medarbejderressourcer har betydning for de resterende medarbejderes effektivitet og helbred. Her kan flere medarbejdere, måske for en stund lidt mindre ambitionsniveau og noget mere efteruddannelse formentlig gøre en stor forskel.
Nogle gange er det bare ikke løsningen.

Når flere hænder ikke er nok

Det er ikke alle funktioner og problemer der kan løses ved at ansætte flere medarbejdere eller hyre konsulenter ind for at tage en pukkel. Nogle brikker i puslespillet kan være svære at erstatte.

I nogle tilfælde har organisationen en eller flere nøglepersoner, der er afgørende for, om succesen kan bæres i hus. Som løser opgaver, der kræver ekspertise, erfaring og en helt særlig viden – ikke flere hænder, men de helt rigtige hænder. Som er svære at finde en erstatning for. Hvad sker der, hvis virksomheden mister sådan en medarbejder? Hvad sker der, hvis han bliver syg ?

Hav overblik over kritisk viden

Har man så nogen, der kan overtage hans arbejdsopgaver og besidder den nødvendige viden? Her må dokumentation være nøgleordet. Mange virksomheder har medarbejdere ansat, der besidder enorme mængder viden, som ikke er formidlet i en form, så andre kan have gavn af den. Derfor er virksomheden yders sårbar, hvis den givne medarbejder bliver syg. I min tid i ITbranchen har jeg set mange eksempler på en medarbejder, der har været ansat i mange år i virksomheden og som er den eneste, der ved tilstrækkeligt om virksomhedskritiske systemer. Medarbejderen ved dårligt nok, hvor meget viden han selv sidder inde med, for ham er denne viden implicit og svær at videreformidle. Men fra et virksomhedsperspektiv er det bare ikke godt nok.

Gør kritisk viden tilgængelig

En del af et fornuftigt robusthedsberedskab er derfor, at denne viden bliver gjort tilgængelig og brugbar for andre end nøglepersonen. Om det så skal ske gennem skriftlig dokumentation, oplæring af en backup-nøglemedarbejder, nedlukning af de systemer virksomheden ikke har tilstrækkelig redundante kompetencer i at vedligeholde eller hvordan man gør det, er i og for sig ligegyldigt. Bare der bliver taget stilling til det. For den dag nøglemedarbejderen får stress, kræft eller et hjertetilfælde, vil virksomheden formentlig foretrække at kunne fortsætte sit virke, selvom de mister en god medarbejder.
Hvis ikke det skal gøre for ondt, kræver det at der er tænkt over den risiko og lagt en plan for at håndtere den. Og helst inden det går galt.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs