Vi bruger for meget tid på møder, der ikke skaber værdi.

Virksomheders mødekultur kan være uproduktiv og uhensigtsmæssig. Ledelsesrådgiver Allan J. Christensen skrev et blogindlæg om mødekultur, der fik mig til at klappe højt i hænderne.

For dem, der ikke fik læst indlægget, så reflekterer Christensen i indlægget over mange lederes tendens til, at bruge de samme dygtige medarbejdere som valideringselementer i interne projekter. De samme mennesker  bliver inddraget i det ene projekt efter det andet og indkaldt til utallige møder, ud fra en tro på, at det er nemmere at få tingene gjort, hvis vi inddrager dem, der er mest effektive.

En udmærket logik, bortset fra, at alle disse inddragelser nærmere forhindrer de effektive medarbejdere i at være netop det, altså effektive.

Møder: en effektiv forhindring

BRAVO! Siger jeg bare. For hvor er det dog sandt. Alt for mange timer på arbejdspladsen går med at holde møder. Og alt for ofte bliver der indkaldt mødedeltagere, der bare lige skal med “for en sikkerheds skyld” . For det kunne jo være, at ham, der plejer at have styr på alting, han har noget at bidrage med til det møde vi nu skal holde. Så det er nok bedst han er med.  Men det er det ikke.

For imens ham den dygtige sidder der, er der en masse andet han ikke får gjort. Hvilket jo sådan set gælder for og alle sammen. Møderne forhindrer ham den effektive i, at være effektiv. Næppe  det, der er intentionen med at indkalde ham til mødet. Men ofte konsekvensen.

Værdifulde møder

Selvfølgelig er det nødvendigt at  holde møder ind imellem. For at dele information og for at træffe beslutninger på et fornuftigt grundlag. For at uddrage viden og gøre nytte af den viden.

Selvfølgelig kan alt ikke gøres op i tid og produktivitet. Et mødes funktion er også, at være den sociale lim, der holder en arbejdsgruppe sammen. Det kan give værdi, at skabe et rum til at koordinere, dele bekymringer og ideer, hyggesnakke, se  hinanden i øjnene og så fremdeles. Det skal der selvfølgelig være plads til, for at sikre god trivsel og godt samarbejde i en travl hverdag.

Hvad skal dit møde til for?

Men så er der alle de andre møder. Dem, der ikke har fået defineret nogen egentlig agenda eller bare er blevet en tilbagevendende vane. Som ikke tilfører andet end yderligere travlhed, fordi tiden går med at holde møder, i stedet for at afvikle opgaver.

Hvis du inviterer 10 medarbejdere til et 1½ times møde, har du brugt to fulde arbejdsdage på mødet. To fulde arbejdsdage, som kunne være brugt til noget andet end at holde møde med dig. Hvad kom der ud af det møde? Ind imellem er det nok en god ide at se tilbage på møderne og stille sig selv spørgsmålet : Var det tiden værd?

Eller endnu bedre, stille spørgsmålet, når du sidder og indkalder medarbejdere til et møde: Hvad skal de med for?

Er rygdækning værdifuldt?

Mange møder bliver holdt, fordi vi har et udpræget behov for at dække os ind. Og dele ansvaret. For hvis de andre var med til at diskutere det her, så er det jo ikke kun mig, der har truffet beslutningen. Så er det jo lidt og alle sammen. Den slags rygdækning og ansvarsspredning kan man jo godt argumentere for, at der er en vis værdi i for den enkelte. Men det er næppe den værdi, virksomheden tilstræber.

Der bliver holdt mange møder, for at holde ryggen fri. Og der bliver holdt mange møder af vane. Ikke fordi de bidrager med noget.

Hvornår skal vi nå at lave noget?

Og i mellemtiden kommer man ingen vegne.  I mellemtiden hober opgaverne sig op og de kompetente medarbejderes kompetencer bliver ikke udnyttet. Hvilket kan medføre stressede og/eller utilfredse medarbejdere og dermed også en dårligere top- og bundlinje.

Måske er det på tide at få ryddet op i din mødekalender. Og måske er det på tide, at du udfordrer virksomhedens mødekultur.

Hvad er det værste der kan ske? At du får mere tid til det værdifulde?

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs