Spilder vi hinandens tid med at holde møder?

Vi holder møder på arbejdspladsen som aldrig før, hvilket ofte forklares med den stigende kompleksitet og dermed også et øget informationsbehov i arbejdsgrupperne. Men mange møder er spild af tid i forhold til at løse kerneopgaverne, så hvorfor holder vi dem?

Er pauser blevet til møder?

I sidste uge argumenterede jeg for, at fælles pauser bør genindføres på arbejdspladsen, fordi de er med til at binde os sammen som kolleger og samtidig giver plads til en vigtig del af innovationsprocessen og dermed også øger kvaliteten af vores arbejde.

Men måske er nogle af de manglende pauser rykket over i en udvidet (og uproduktiv) mødekultur?

Som det kan ses i dette debatindlæg i Jyllandsposten, er jeg ikke den eneste, der oplever for mange møder, som dræner mere end de giver. Møder, der ofte trækker på de samme medarbejderes kompetencer – ofte de dygtigste medarbejdere, som derfor samtidig forhindres i at lave noget “rigtigt” arbejde.

Men hvad er det, der går galt? Hvorfor skal vi holde så mange møder?

Spildtidens funktion

Nogle møder er selvfølgelig nødvendige og bringer arbejdet fremad, men alt for mange er spild af tid og får arbejdsopgaven til at stå stille, mens vi sidder og snakker. Hvorfor bliver vi så ved med, at indkalde hinanden til disse møder? Måske fordi de skal bruges til noget andet end at få løst en konkret arbejdsopgave. Der er rygge der skal dækkes ind, informationer der skal gives og beslutninger der skal forhandles på plads.

Møderne dækker ryggen ind

En stor del af møderne bruges til at informere om de beslutninger, der måske, måske ikke er truffet endnu. Jeg er stor fortaler for, at man informere i organisationen. Det kan medvirke til at skabe den nødvendige forudsigelighed og en oplevelse af, at man er medskaber af sit arbejde – at man har tilstrækkelig indflydelse, hvilket kan hindre stress og utilfredshed. Men ofte videregives denne information som et dække, for at kunne medinddrage andre i beslutninger, så man dermed ikke hænger på hele ansvaret, hvis noget skulle gå galt. Ved at viderebringe information om en beslutningsproces, kan man efterfølgende argumentere for, at man ikke var alene om at træffe denne beslutning og dermed heller ikke kan påtage sig hele skylden for eventuelle fejl.

Jeg har en fornemmelse af, at rygdækning er den egentlige baggrund for mange mødeindkaldelser, selvom der sikkert står noget andet i den officielle agenda.

Møder til forhandling

Selv hvis mødet ikke afholdes for, at den enkelte skal kunne frasige sig ansvaret, er mange møder stadig et spørgsmål om, at forhandle sig frem til en beslutning. Vi danskere bryster os godt nok af at være mindre autoritetstro og konsensussøgende end så mange andre kulturer, men der har alligevel ved at snige sig en øget forhandlingskultur ind på arbejdspladserne.

Måske fordi der er et generationsskifte i gang og de unge medarbejdere ikke i samme grad accepterer en ordre som et punktum. De oplever derimod ofte en beslutning som et forhandlingsoplæg.   Som forskeren Schultz Hansen skriver, tager de unge ikke chefens ord som en fastlagt instruks, men som et udgangspunkt, der kan forandres med tiden og gode argumenter.

Møder til overblik

Der er formentlig også opstået et øget behov for møder, fordi arbejdsopgaver og løsninger i dag er så komplekse i deres indhold, at man sjældent kan overskue situationen alene, og derfor må have et mødebord fuld af kolleger til hjælp.

Eller det er i hvert fald den løsning, vi ofte tyer til, når vi står med en uoverskuelig udfordring – så indkaldes der til et møde, hvor vi kan tale om tingene. Sjældent med en fastlagt agenda. Og alt for ofte med alt for mange deltagere til at gøre mødet produktivt. I mange tilfælde kunne en pause måske klare opgaven i stedet.

Pauser er blevet forbudt

Det kræver selvfølgelig, at din arbejdsplads godtager ordet pause og ikke tvinger jer til at holde et møde, for at se produktive ud. Jeg tror en del af de møder vi ser i dag, er blevet pause erstatninger, fordi det ikke længere er velanset at holde en pause. Så virker man uproduktiv, og den slags er der jo ikke plads til i en travl kalender. Men et møde kan man jo altid holde – nødvendigt eller ej. Der er bare en tendens til, at et møde skal have en varighed på minimum 30 minutter for at være et “rigtigt” møde. Og ting tager ofte den tid, der er afsat til dem.

Drop spildtiden og tag en pause !

Og så er vi tilbage til at spilde hinandens tid. For hvis mødet ikke har et klart defineret formål og samtidig struktureres, planlægges og følges op med et referat og aftaler om, hvem der gør hvad som næste skridt, så er der lige gået mange timers arbejdstid med, at kunne vise i sin kalender, hvor travlt man har. Og ikke lave noget produktivt imens.

I stedet for at indkalde til et møde næste gang du har brug for dine kollegers sparring , vil jeg foreslå at du inviterer et par stykker med over til kaffemaskinen. Her kan I tale om jeres udfordringer eller måske bare hyggesnakke om noget helt andet. En tankepause er ofte medvirkende til at finde en løsning, også når man tænker på noget andet. Så hold en pause – den tager sjældent lige så lang tid som et møde og er langt mere værdifuld.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs