Har du revideret dine møder for nyligt?

Hvordan skal din mødekalender se ud, når du vender tilbage på job efter ferien?

Sommeren er over os, og måske er det også det rette tidspunkt at revidere din møde deltagelse på. For hvad er der for møder, du altid skal være en del af? Hvor meget tid bruger du på møder, der lige så godt kunne være afholdt uden dig? Hvilken værdi bidrager møderne med? Hvilken værdi bidrager du med på møderne?

Hvorfor skal vi holde møder?

I Danmark bruger vi rigtig mange arbejdstimer på at holde møder. Der skal koordineres, laves aftaler, diskuteres planer, afstemmes forventninger og informeres.

Og det kan der være meget nytte i. Vi har brug for at samarbejde, for at kunne løse arbejdsdagens komplekse opgaver. Vi har brug for at vide hvem der gør hvad og hvad der forventes af os. Vi har behov for at kende de mennesker, vi skal løse opgaverne sammen med. Og selvfølgelig har vi brug for at vide tilstrækkeligt om, hvad der foregår andre steder i virksomheden.

Men møder er ikke nødvendigvis løsningen på disse behov. Men ofte den løsning, der tys til. Især møder med informative formål kan koste uforholdsmæssigt meget tid. Og dermed også penge.

Som denne video fra Harward Business Review illustrerer, så er informationsmøder meget dyre at afholde,  hvis man tæller det antal mandetimer det koster at forberede informationen og afholder møder op igennem systemet.

Den omtalte virksomhed brugte 300.000 mandetimer om året på forberedelse og afholdelse af et ugentligt executive summary møder. Det er godt nok mange penge! Selvom disse tal afspejler en større organisation end de fleste danske virksomheder, så er det stadig værd at overveje budskabet bag fortællingen.

Har I nogensinde målt på, hvor mange timers arbejdstid der bruges på møder i jeres organisation?

Værdien af et kutyme møde?

Mange møder afholdes af ren og skær kutyme, fordi det plejer man jo at gøre… Mange møder afholdes som gentagne aftaler, uden der er gjort de store overvejelser omkring, om mødet understøtter sit formål, om deltagerne kan bidrage med noget og om mødet har den værdi det koster at afholde det.

Måske er det tid til at stille spørgsmålstegn ved alle de møder, du bliver indkaldt til. Spørg dig selv, og din arbejdsplads, om det nu også er den rigtige brug af din tid, at bede dig deltage i et givent møde.

Skal du med, bare fordi du plejer at deltage? Hvad forventes du at bidrage med? Og er det en rimelig forventning?

Lav en mødepolitik

Som menig medarbejder kan det selvfølgelig være svært at sige fra overfor mødeindkaldere. Især, hvis de er hierarkisk overordnede. Derfor vil både mødeindkalder, og mødedeltager være langt bedre stillet, hvis virksomheden tager stilling til, hvilken mødekultur der skal gøre sig gældende.

Enten ved at udarbejde en decideret mødepolitik, eller i hvert fald løbende have en debat, der blandt andet svarer følgende spørgsmål:

Hvem har bemyndigelse til at indkalde hvem til et møde?

Hvordan besluttes det, hvem der skal deltage?

Vi tager det ofte for givet, at hvem som helst kan indkalde til et møde, hvis vedkommende betragter mødet som vigtigt nok. Men hver gang vi indkalder andre til et møde, disponerer vi også over deres tid. Mange medarbejdere oplever af blive indkaldt til møder, som de ikke har nogen synderlig andel i eller indflydelse på. Ofte måske bare for at være tilgængelig, hvis der skulle opstå behov for noget viden under mødet. Men kræver det virkelig deltagelse på hele mødet? Kan informationen ikke indsamles på anden vis? Og er det ok, at mødeindkalder disponerer over din tid?

Ud fra hvilke kriterier kan man afvise at deltage?

Hvordan prioriterer man sine møder, hvis man nu bliver indkaldt til 2 møder på samme tid, hvor man i øvrigt har planlagt at udføre en anden opgave? Afhænger det af mødeindkalderens hierarkiske placering? Projektets prioritering? Ugetidspunkt? Agenda? Med hvilke begrundelse kan man med andre ord tillade sig at afvise en mødeindkaldelse. Hvis det overhovedet kræver en begrundelse.

Skal der foreligge en  klar agenda?

Det er som regel lettere at vurdere et mødes vigtighed, hvis man får en agenda med i mødeindkaldelsen. En agenda hjælper dermed mødedeltageren til at prioritere mødet. Det hjælper også både mødeindkalder og deltager til at sikre en fornuftig forberedelse af mødet. Dermed kan der undgås megen spildtid og skabes gode møder.

Udsendes der materiale på forhånd, så man kan forberede sig på mødet?

På alt for mange møder indkaldes deltagere, uden at forvente mere af dem, end at de møder op. Ved at udsende agenda og eventuelt referat af tidligere møder samt ting der skal tages stilling til på mødet, effektiviserer man brugen af den tid, der er afsat til mødet. Forberedelsen bliver dermed lagt i hænderne på deltagerne, der dermed er mere herre over deres egen tid, end hvis de skal bruge mødet på at indsamle den relevante information.

Hvor meget tid afsættes som standard?

Det er meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvor meget tid der som udgangspunkt afsættes til et møde. Det afhænger ofte af de itsystemer, som møderne indkaldes gennem. Hvis outlook afsætter en time til en aftale, så kommer langt de fleste møder også til at tage en time. Jeg har levet efter en gylden regel i mange år:

Ting tager den tid, der er afsat til dem.

Det er selvfølgelig en sandhed med modifikationer, men når vi taler om mødekultur er det ikke helt forkert. Hvis der er afsat en time til et møde, kommer det oftest til at tage en time. Derfor kan I overveje at nedsætte mødekutymetiden til 30 minutter. Ofte vil 30 minutter være nok til at få truffet de nødvendige beslutninger – og stadig nå de 2-3 hygge spørgsmål, der helst skal indarbejdes for også at sikre mødets sociale formål.

Prøv det af. Tænk hvor meget tid, der kan spares!

Og apropos tid:

Hvornår starter jeres møder?

Til tiden? Eller 5 minutter efter, fordi folk kommer trissende lidt efter lidt? Eller telefonsamtaler lige skal afsluttes, inden snakken kan begynde.  Hvis du holder 10 møder om ugen og alle møder starter 5 minutter efter du var klar til at afholde dem, har du allerede mistet næsten en times effektiv arbejdstid.

Tid til en møde revision

Når du nu kommer tilbage fra ferien, så lav et møde med dig selv, hvor du bruger tiden på at rydde op i møderne i din kalender. Og hvis den ikke skal oversvømmes meget hurtigt igen, kan jeg kun anbefale, at du mailer dette blogindlæg videre til de medarbejdere i virksomheden, der kan påvirke jeres mødepolitik.

Eller indkalder mig og dem til et møde om mødekultur. Jeg skal nok hjælpe med agendaen.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs