Den fejl mange begår, når de laver sygefraværsstatistik

De fleste virksomheder registrerer, når en medarbejder melder sig syg. Og mange ser da også på statistikkerne for at danne sig et overblik over, om fraværet ligger på et acceptabelt niveau. Er det over de 8 fraværsdage om året i den private sektor? Eller i nærheden af den 13 dage om året i kommunerne? (Danmarks Statistik). Man spørger måske også sig selv, hvordan det ser ud i forhold til sidste år.

Men mange virksomheder begår den fejl, at stoppe analysen der.

Den gemte viden i fraværsstatistikker

Hvilket er rigtig ærgerligt, for der ligger meget viden gemt i disse tal. Hvis man har tilstrækkelig kvalitet i sine data og forstår at aflæse dem. Viden, som kan sænke sygefraværet og øge tallet på bundlinjen.

En analyse af fraværsstatistik kan blandt andet fortælle om

• den enkelte medarbejders fraværsmønster
• risici i bemandingsplaner og
• dårligt arbejdsmiljø

Analyser kan hjælpe virksomheden til at fokusere sin sygefraværs indsats der, hvor investeringen gør mest gavn og virkelig gør en forskel. Det kan samtidig øge organisationens robusthed, så den begår færre fejl og bliver mindre sårbar overfor frafald i medarbejderstaben.

Med andre ord kan det meget let betale sig, at analysere sine fraværsdata.

Kvaliteten af data er afgørende

Hvis man skal have god viden ud af data fra en sygefraværsstatistik, så kræver det selvfølgelig, at de bagvedliggende tal er brugbare. Data skal være af en høj kvalitet, hvilket forudsætter ensartethed og konsistens i måden, hvorpå lederne håndterer sygemeldinger.

Hvis den ene leder registrerer en sygemelding fra første dag i virksomhedens fraværssystem, mens den anden leder først registrerer sygefravær, når det er over 3 dage, så er data ikke af særlig høj kvalitet.

Første skridt for en virksomhed, der ønsker at bruge sine sygefraværsdata til at optimere virksomhedens robusthed er derfor, at etablere procedurer for, hvordan en registrering skal finde sted.

Kortidssygefravær står for halvdelen af alt fravær

Dernæst skal man danne sig et overblik over, hvor det giver mest mening at lægge sin indsats. Her plejer virksomheder ofte at koncentrere sig om at nedbringe langtidssygemeldinger. Men faktisk er der rigtig meget at hente, ved også at se på det korte fravær. Der, hvor medarbejdere er syge nogle få dage ad gangen. I en rapport for Nationale forskningscenter for Arbejdsmiljø i 2016 viste, at

“Det kortvarige sygefravær på under otte dage omfattede lidt under halvdelen, dvs. 46 procent, af sygefraværet blandt lønmodtagere i Danmark i perioden fra 2010 til 2013. ” (NFA 2016 )

Hvis du er i tvivl om, hvordan man får målt på de mindre sygedage, så kan du eventuelt starte med at læse blogindlægget om sygenærvær.

Små, men effektive indsatser

Når næsten halvdelen af fraværet er i småtingsafdelingen, så kan der være mange penge at spare ved at se nærmere på, hvor alle de småting opstår. Er det enkelte medarbejdere, der står for store dele af klat fraværet? Er det i en særlig afdeling ? Eller særlige funktioner?

Er det kulturen eller arbejdsmiljøet eller noget tredje, der kan forklare de enkelte fraværsdage?

En arbejdsmiljø indsats behøver ikke være et stort forkromet projekt.

Med ganske få indsatser vil det være muligt at nedbringe et kortidsfravær betragteligt. Men det forudsætter selvfølgelig, at man analyserer sig frem til, hvor det kan betale sig at sætte ind.

Statistikker øger robustheden

Der er også mange penge at spare, ved at håndtere langtidsfravær professionelt. Det kræver både strategi, viden og måske også uvildige ressourcer. Men det har nok brug for sit eget blogindlæg.

Fraværsstatistikker er et af de områder jeg ser på, når jeg laver organisatorisk robustheds vurdering (ORV) hos virksomheder. En professionel håndtering af virksomhedens sygefraværsviden er nemlig et vigtigt element, hvis virksomheden skal være robust og modstandsdygtig overfor sygefravær. En virksomhed, der indsamler viden og bruger den til at forbedre sig, er bedre rustet mod kriser.

Se her, hvis du er nysgerrig på at læse mere om ORV.  

Du kan selvfølgelig også altid kontakte mig på bp@godtarbejdsliv.dk, hvis du vil have en snak med mig om, hvordan jeres sygefravær bedst kan angribes.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs