8 tips at opnå bedre videndeling i storrumskontorer (1-4)

Videndeling på jobbet bliver mere afgørende for en virksomheds succes i takt med, at vores arbejdsopgaver bliver mere og mere komplekse. Vi skal besidde mere viden og vi kan ikke selv vide tilstrækkeligt til at løse  jobbet. Nutidens komplekse jobs kræver adgang til viden mellem medarbejdere og det kræver at virksomhederne formår at indfange og opbevare den viden, der produceres og skal deles.

Men hvordan kan man så blive god til videndeling?

Denne artikel fokuserer på nogle af de udfordringer der skal løses, når videndelingen skal foregå i det meget populære storrumskontormiljøer, der har vundet så gevaldigt indpas (uden nogensinde at have påvist den store gevinst, men helt afgjort  udfordret vores koncentrationsevne og dermed også produktivitet: Seddich et al 2015 )

Her følger nogle tips til, hvordan man får skabt gode betingelser for at dele viden på tværs af arbejdsfunktioner og teams på en arbejdsplads

1. Få afklaret, hvilken viden har I brug for at få delt

Når vi taler om effektiv videndeling på jobbet, så er det ikke ligegyldigt, hvilken viden der deles. Noget viden er mere vigtigt end andet. En del viden er bare “nice to know”, men gør ingen forskel for hverken kvalitet eller effektivitet i løsning af opgaver. (Det kan til gengæld gøre en forskel for arbejdsglæden, men det er en anden artikel).

Hvis en virksomhed ønsker at designe bedre videndeling, så er første skridt at gøre sig bevidst om, hvilke viden man ønsker at arbejde med. Spørg først: Hvad har vi brug for at vide og hvem skal kunne finde denne viden?

 Implicit og eksplicit viden der skal deles

Samtidig er det forskelligt fra virksomhed til virksomhed, og fra funktion til funktion, om man arbejder med eksplicit eller implicit viden. Den eksplicitte viden kan formuleres, skrive ned og dermed også struktureres i knowledge management ITsystemer.

Den implicitte viden, altså den der ligger indforstået og måske usagt, er sværere at strukturere. Den er svær at få overført og fastholdt.  Her kan mentorordninger og andre former for oplæringssystemer være med til at uddrage og dermed dele viden.

2. Hav systemer til rådighed der gør det let at dele eksplicit viden.

Alt for få virksomheder bruger energi på at få “optaget” den implicitte viden og håndteret den på en hensigtsmæssig måde, så den også kan skabe værdi virksomhedens fremtidige drift. Der findes glimrende ITsystemer og procesmetoder til at håndtere eksplicit viden, men effekten af dem udebliver, hvis der ikke afsættes midler til at vedligeholde og udvikle driften af dem løbende. Når I har afklaret, hvilken viden der er behov for at samle og dele, så få afdækket jeres optimale arbejdsprocesser og find et system, der kan understøtte disse.

3. Lav strukturer til at opsamle læring og viden i den daglige praksis

Hvad end en virksomheds viden er implicit eller eksplicit, skal denne viden opsamles og deles.

Gør videndeling til en vigtig del af arbejdsdagen

Det kræver, at der skabes et mindset og processer, som indarbejder denne opgave i den daglige praksis. Som vores nye uddannelses- og forskningsminister taler for, så skal der gøres plads til at begå fejl. Og disse fejl skal betragtes som læringspunkter, der indsamles og medvirker til at styrke virksomheden.

Både succesfulde og fejlslagne projekter og aktiviteter bør ses i et læringsperspektiv, så man får erhvervet sig ny viden  løbende  – OG sørger for at dele den med andre. Det kan eksempelvis indføres som et punkt på enhver mødeagenda: Hvad har vi lært af dette? Og dermed blive til en naturlig del af hverdagen, at man indtænker læringspunkter og videndelingmuligheder i sin arbejdsdag.

4. Værdisæt viden

En af forudsætninger for, at punkt 2 og 3 (7 og 8) kommer til at fungere, det er, at videndeling bliver anset for en værdifuld del af det daglige arbejde. En betingelse for, at der skabes både formelle og uformelle videndelingsmekanismer er, at ressourcerne afsættes til det og at medarbejderne i det hele taget ikke er for pressede af alle mulige andre opgave. Forskning har vist, at ressourceknaphed i organisationen skaber intern konkurrence om midler, opmærksomhed og viden  (Waldstrøm i Christensen 2016).

Performancemålinger og KPI´er forhindrer ofte videndeling

Hvis videndeling skal opleves som en værdifuld arbejdsaktivitet, så bør det også afspejle sig i virksomhedens lønsystemer og medarbejdervurderinger. Hvis man udelukkende måles på at løse sine egne konkrete opgaver, så skal man være meget large for at afsætte noget af sin sparsomme tid på at dele viden ud til andre. Hvis ens bonusordning kun indeholder kriterier, der ikke kræver at man deler ud af sin viden, så kommer det heller ikke til at ske. Videndeling bør derfor indarbejdes i de Key Performance Indicators (KPI´er) og andre målinger, som medarbejdere vurderes efter

Fejring af videndeling

Når der er afsat ressourcer til det, når du bliver målt på at gøre det, så skal det også belønnes og fejres, når det rent faktisk bliver gjort. Og belønningen skal være tydelig i fællesskabet (det skal ikke kun kunne ses på din lønseddel). Ligesom en stor salgskontrakt, eller afslutning af et projekt ofte fejres med champagne eller anden festivitas i virksomheden. Opret en pris som Månedens videndeler, fortæl på hvert månedsmøde om hvordan en delt viden har medført fremdrift, kvalitetsløft eller hvad det nu har gjort af godt. En tydelig værdisættelse af videndeling, vil medvirke til at skabe mere af det.

Dette var de første fire tips af i alt otte omkring, hvordan man bliver bedre til at dele viden på arbejdspladsen.

1. Få afklaret, hvilken viden I vil dele
2. Hav systemer, som gør det let at dele den viden, der let kan beskrives og forklares
3. Gør det let at opsamle og dele viden i det daglige
4. Værdsæt viden – vis at det har høj værdi at dele sin viden

Hvis I vil blive endnu bedre til at dele nyttig viden på jobbet, så læs videre i næste artikel: Flere tips til at opnå bedre videndeling på kontoret (5-8),

Der kan du læse de sidste 4 tips til, at blive mere effektiv gennem videndeling:

1. 5. Skab tillid mellem de vidende parter, ellers vil de ikke dele med hinanden

1. 6. Opbyg kontoret, så det bliver muligt både at dele viden og at skabe ny viden gennem koncentration

1. 7. Gør det synligt, hvornår I er klar til at dele viden

1. 8. Få overblikket over, hvor den nødvendige viden befinder sig

Litteratur:

Peter Holdt Christensen (red) 2016: Bedre videndeling – teoretiske og praktiske perspektiver, Hans Reitzels Forlag

Peter Holdt Christensen 2004: Videndeling – perspektiver, problemer og praksis, Handelshøjskolens Forlag, Kbh