Flere tips at opnå bedre vidensdeling i storrumskontorer (5-8)

Effektiv vidensdeling er et vigtigt konkurrenceparameter i nutidens erhvervsliv. Men det er sværere end det lyder, for der er rigtig meget viden, som bliver skabt, men ikke kommer videre fra producenten, til andre i virksomheden som kan have behov for den samme viden.

I sidste artikel påbegyndte jeg derfor en liste over otte tips til, hvordan man kan blive bedre til at videndele i sin virksomhed. Kort opsummeret nåede jeg igennem de første fire punkter:

1. Få afklaret, hvilken viden har I brug for at få delt
2. Hav systemer til rådighed der gør det let at dele eksplicit viden.
3. Lav strukturer til at opsamle læring og viden i den daglige praksis
4. Værdisæt viden

Du kan læse hele indlægget her

Flere tips til vidensdeling på jobbet

Men jeg lovede otte tips, så lad mig fortsætte hvor jeg slap: Hvordan kan man blive bedre til at dele viden på arbejdspladsen?

5. Skab den nødvendig tillid mellem videnindehaverne

Hvis vi skal videndele effektivt med vores kolleger, kræver det en etableret tillid mellem parterne. Det er forudsætningen for, at vi vil aflevere den viden vi besidder.

Hvornår vil vi afgive magtfuld viden?

Viden er stadig magt, hvilket også påvirker vores lyst til at dele den viden, vi producerer og finder på arbejdspladsen. Den kan have stor værdi for, hvem der bliver forfremmet, belønnet og tildelt de gode opgaver. Hvis vi skal være villige til at dele vores viden med andre, så kræver det som minimum, at vi stoler på dem.

Vi har tillid til dem vi kender

Vi kan kun komme til at have tillid til nogen, hvis vi kender de andre eller som minimum oplever et tilhørsforhold til dem, der har behov for vores viden. Teambuilding og en fælles mission er en nødvendighed, ligesom gruppens størrelse skal holdes nede.  På et mere individuelt plan, er der behov for en oplevelse af, at man bidrager til noget større, at ens bidrag værdsættes og at den enkeltes bidrag er synligt i det samlede billede (Wagner 1995 i Christensen 2016).

Egne interesser kan stå i vejen for videndeling

Kampen om egne interesser kan stå i vejen for at man deler (Waldstrøm i Christensen 2016). Hvis man skal sætte egne interesser til side, skal man have et tæt tilhørsforhold til sine kolleger. Vi kan selvfølgelig ikke rende til teambuilding øvelser hele tiden. Kendskab til hinanden (og dermed tillid) burde komme af sig selv i kraft af storrumsindretningen, men erfaringer viser, at man i højeste grad deler viden med dem, man er i tæt fysisk kontakt med i hverdagen.

Skab tillid til de fjernere kolleger

Så snart en kollega sidder på en anden etage, falder sandsynligheden for videndeling (og tillid) drastisk. Hvis virksomheden har behov for, at der videndeles på tværs af etagerne (og det har de fleste nok i en eller anden grad), skal hverdagens arbejdsstrukturer også understøtte tillidsskabelse til dem, der sidder lidt længere væk. Her er pauser et rigtig godt middel, især hvis de holdes samme med andre fra det knap så nære arbejdsfællesskab. Design jeres arbejdsgange, så der skabes naturlige sammenstød mellem arbejdsfællesskaber (læs mere om Collisions hos Waber, Magnolfi & Lindsay 2014 i Christensen 2016).

6. Design arbejdsrummet til at kunne klare både åbne og lukkede opgaver.

Selv i et åbent kontormiljø, hvor den tilgængelige viden er på samme etage som en selv, kan det være en udfordring at få sikret videndeling. Det kan være den førnævnte begrænsning i graden af tillid til kollegerne, eller at viden bevares som kapital til at sikre de spændende opgaver.

Arbejdslandskabet skal designes til videndeling og koncentration.

Men det kan i lige så høj grad være, fordi landskabet ikke er designet ordentligt, i forhold til at sikre plads til at kunne klare det, man kan kalde “åbne” og “lukkede” opgaver. Åbne opgaver er dem, der kræver kommunikation med omverden. Lukkede opgaver er dem, der har indlagt et behov for koncentration og fordybelse. Hvis man bruger for meget af sin energi på at “lukke sig ude” mentalt (fordi der ikke er mulighed for at gøre det fysisk), så bliver der mindre overskud og lyst til at være åben, selvom det også er en nødvendig del af ens arbejdsopgave.

7. Vis, at I er klar til at dele viden

En anden forudsætning for, at en god videndeling fungerer er, at medarbejderne både vil OG viser, at de ønsker at give og modtage viden.  Viden kommer ikke hen til dig af sig selv, ligesom din viden ikke automatisk ryger videre til de andre.  Men vi skal jo også lave andet end at gå og dele viden på sådan en arbejdsdag.

Sæt tid og form på jeres vidensdeling

Derfor kan det være nyttigt at sætte delingen i system i forhold til de andre opgaver man skal nå. Lav nogle aftaler med hinanden om, hvornår der er sat tid af til konkret videndeling, hvordan og hvornår man må forstyrre hinanden for at få dagligdags viden og hvilke forberedelser og metoder, man skal benytte. Er det et punkt på afdelingsmødets agenda? Har du SpørgeTid tirsdag mellem 10 og 11? Skiftes I til at præsentere jeres nyeste arbejde for alle der vil høre det? Skal man helst sende en mail med spørgsmålet først, så du kan forberede dig?

Alle vidensformer kan selvfølgelig ikke struktureres og deles på fastlagte tidspunkter og i skabeloner, men spørgsmålene kan være med til at optimere organisatorisk læring og effektivitet. At være bevidst om videndelingens form og behov er med til at sikre kvaliteten af den viden OG brugen af alles tid.

8. Hav kendskab til, hvor viden findes

Det er nødvendigt at have en god forståelse for sin forretning og for organisationens sammensætning. Båder for at kunne give viden videre til relevante modtagere og for selv at kunne indsamle den nødvendige viden til at løse dine opgaver. Hvis du skal være mest muligt effektiv i at dele og indfange viden, skal du bruge nogle ressourcer på at lære din organisation, grundigt at kende.

Organisationsforandringer blokerer for vidensdeling

En af de helt store forhindringer for at sikre effektiv vidensdeling er, når organisationen løbende bliver lavet om. Nogen virksomheder er alt for gode til at nedlægge og sammenlægge afdelinger, flytte funktioner andre steder hen og opfinde nye navne for gamle afdelinger. Det kan der være gode grunde til at gøre, men det betyder ofte, at medarbejderne får sværere ved at finde frem til dem viden de har brug for, hvis de skal være effektive.

Enhver organisationsforandring bør derfor indtænke videndeling i sit forandringsprojekt: hvilken viden bærer vi med os? Hvordan kan den fortsat være tilgængelig også for dem, der ikke er en del af en afdelingsforflyttelse? Hvad sker der, hvis en del af virksomheden outsources eller frasælges til en ekstern part? Hvor bliver vores viden så af, og hvordan bliver den fortsat tilgængelig?

Følg med dit vidensbehov

For at sikre en god adgang til viden i din organisation, er du nødt til at holde dig ajour med, hvor den tilgængelige viden befinder sig. Skab gode relationer til dine vigtigste videnkilder, deltage i virksomhedens fælles aktiviteter og find gerne yderligere strategier til at bevare din adgang til den nødvendige viden.

Det gælder selvfølgelig også den anden vej: reklamer med din viden, så dem der kan have brug for den, også kan finde den, selvom du flytter et andet sted hen i virksomheden (se i øvrigt pkt. 7).

Med disse 8 tips, håber jeg du kan komme videre med at få sikret en god videndeling i din virksomhed. Som kommunikationsrådgiver Susanne Louw skrev for nyligt, kan manglende vidensdeling både hæmme væksten, koste indtjening og i nogle tilfælde koste liv.

Dette er i hvert fald et bud på, hvordan I bliver bedre til at opnå, opsamle og udbrede noget af al den viden, der er nødvendig for at lave et godt stykke arbejde på nutidens arbejdspladser.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs

Læs også min tidligere artikel om, hvordan du kan være mere effektiv i et åbent kontorlandskab

Litteratur:

Peter Holdt Christensen (red) 2016: Bedre videndeling – teoretiske og praktiske perspektiver, Hans Reitzels Forlag

Peter Holdt Christensen 2004: Videndeling – perspektiver, problemer og praksis, Handelshøjskolens Forlag, Kbh