At nedbringe sygefraværet virker som et oplagt sted at optimere sin virksomhed. Både for at spare på virksomhedens omkostninger og øge effektiviteten. Men hvordan gør man det?

Jeg mødtes for nylig med en virksomhed med 10 medarbejdere. Ejeren og den daglige leder har et ønske om at nedbringe sygefraværet i virksomheden, da det havde taget overhånd hos et par af medarbejderne. Derfor bad de om lidt vejledning til at få bremset den udvikling. Men fravær er ikke bare sygefravær.

Hvordan får man overblik over virksomhedens sygefravær?

Først og fremmest er det nødvendigt, at man danner sig et overblik over, hvor højt sygefraværet egentlig er; er det enkeltpersoner, der er meget syge? Er det i perioder? Taler vi klatfravær eller langtidssygemeldinger?

Som en lille virksomhed kan man allerede her rende ind i problemer, i forhold til at følge de normale anbefalinger for, hvordan man håndterer den slags.

Skab overblik gennem fraværsdata

Datamængden er ikke så overvældende når man har 5-10 ansatte. Derfor kan det være svært at se generelle udfordringer, udvikling over tid, gennemsnitsbetragtninger, benchmark og de øvrige markører, man normalt anbefaler at læne sig op ad i en fraværsindsats.

Men først og fremmest er man nødt til at have nogle data, hvis man skal blive klogere. Derfor er dokumentation af fravær et nødvendigt udgangspunkt for en effektiv sygefraværsindsats.

Dokumentation af sygefravær

For at kunne dokumentere et sygefravær må man først blive enige om, hvornår man er sygemeldt og hvad det indebærer.

Er man syg, når man arbejder mens man er sygemeldt?

Det blev hurtigt et mudret billede, da jeg bad denne virksomhed om at fortælle, hvor meget fravær der var tale om. For her var det blevet normalt, at man arbejdede lidt hjemmefra, hvis man var syg. Lederne havde nu en opfattelse af, at lidt for mange sygemeldinger nu blev brugt som fridage.

Men hvordan definerer man og registrerer man fravær, hvis man ikke er helt fraværende, når man melder sig syg? Og kan man så beklage sig over, at medarbejderne har meget fravær, hvis de alligevel er lidt tilgængelige?

Det var udgangspunktet for den dialog der påbegyndte en sygefraværsindsats i denne virksomhed. Ikke noget optimalt sted at starte en sygefraværsindsats, men noget skulle gøres.

Jeg er syg-fravær

I virksomheden fra denne historie, bliver der nu lavet om på definition og betydning af at være sygemeldt. Fremover er man sygemeldt, når man melder sig syg. Hvilket betyder at man ikke er eller forventes at være til rådighed for arbejdspladsen. Men nogen dage er man måske ikke ligefrem syg, men ikke helt på toppen. Hvad så?

Jeg bliver hjemme i dag-fravær

Måske indføres der i stedet arbejder-hjemme-for-at-undgå-sygdom dage. Altså dage, hvor medarbejderen beholder sig selv og sin smittefare hjemme, for måske at kunne tage noget i opløbet, selvom man ikke er nået til at punkt hvor man vil melde sig syg efter ovenstående definition. Det bliver bare ikke registreret som sygefravær. Modsat forventes der en næsten optimal effektivitetsgrad fra medarbejderens side, selvom man arbejder hjemmefra.

Dokumenter sygefraværsindsats

Samtidig med, at virksomheden redefinerer deres sygefraværsforståelse, bliver der etableret tydeligere aftaler om, hvad der så sker når man sygemeldes. Der laves nu en fraværspolitik, så alle ved, hvem der skal gøre hvad.

Lav en sygefraværspolitik

For at både leder og medarbejder ved, hvad de skal gøre når der opstår sygdom, er andet skridt for at optimere sygefraværet, at der laves klare rammer og retningslinjer for fraværet. Både hvornår man menes at være så syg, at det registreres som fravær. Men det er også vigtigt for alle at vide, hvem der tager kontakt til hvem. Hvor længe man er syg før der tages kontakt igen. Hvornår man skal vise yderligere dokumentation (fx lægeerklæring) og hvad der sker, når ens sygefravær begynder at blive betænkeligt.

I den pågældende virksomhed fremgik alt det her meget utydeligt, hvilket gjorde det svært for lederen at handle. Og sikkert også svært for medarbejderne at vide, hvornår det blev for meget.

Hvis I gerne vil sænke jeres sygefravær, så er en klar sygefraværspolitik et godt værktøj til både leder og medarbejder. Det sætter rammen og forventninger og gør det meget lettere at handle, hvis fraværet bliver for højt.

En fraværspolitik bør beskrive kontaktflader, procedure, tidslige milepæle og hvad der ellers skal til, for at sikre både den sygemeldte og virksomhedens interesser.

Politikken bør også tage højde for, at der er stor forskel for behov og proces ved korttidssygefravær og ved langtidssygefravær. Og hvornår skelner man?

Gør noget for at holde sygefraværet nede

En af de vigtigste pointer ved at håndtere sygefravær er, at hvis lederen ikke reagerer, når medarbejderen melder sig syg, vil det øge risikoen for at fraværet bliver øget. Derfor kan det ikke betale sig at se den anden vej. Hverken for virksomhed eller medarbejder.

Det kan være svært at gennemskue, hvad der så er det rigtige at gøre. Som en helt frisk forskningsrapport fra det nationale forskningscenter for velfærd (VIVE) viser, er der ikke særlig tydelig evidens for, at den ene indsats for at nedbringe fravær er bedre end den anden. Eller at noget af det er særlig effektivt.

Men det (som regel) er endnu værre at gøre ingenting.

Det bliver et andet blogindlæg en anden dag, hvis det skal uddybes. Men forhåbentlig har jeg her allerede sat nogle tanker i gang hos jer omkring, hvordan I får bedre kontrol over jeres sygefravær, også når man er en mindre virksomhed uden en HRfunktion:

Få overblik over sygefraværet
- Det forudsætter at fravær defineres og dokumenteres
Lav en tydelig politik for, hvordan fravær håndteres
- Hvad skal medarbejderen gøre?
- Hvad skal lederen gøre?
Grib ind, så fraværet ikke udvikler sig

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs