Hvordan holder man en god trivselssamtale?

I sidste blogindlæg anbefalede jeg, at I indfører trivselssamtaler som et værktøj til at nedbringe sygefravær, øge effektiviteten og sikre kvalitet i jeres arbejde. Men hvordan holder man den gode trivselssamtale med et arbejdsfællesskab?

Den gode samtale kræver struktur, forberedelse, tryghed og opfølgning, hvis den skal lykkes med at sikre trivsel i teamet

Forberedelse til den gode trivselssamtale

Hvis samtalen skal fungere, har både du og de andre deltagere brug for at kunne forberede sig. Det kræver god planlægning og information til de deltagende.

Planlæg samtalerne

Først og fremmest, skal du sørge for at samtalerne kommer til at ske. Læg derfor en plan for, hvornår på året de skal afholdes og hvor lang tid der skal gå mellem den strukturerede samtale og opfølgning på de emner der tages op. Book alles kalendere og sørg for at I har god tid til en konstruktiv og åben dialog. Det tager tid at få alles indblik i, hvordan de trives og hvor det kan gøres bedre.

Informer mødedeltagerne om samtalernes emne

Kort tid inden mødet bør du udsende en reminder til alle deltagerne:

• hvad er det vi skal tale om og
• hvordan har vi tænkt os at gøre det?

Tag gerne din arbejdsmiljø organisation med i denne planlægning, hvis I allerede ved, at der er nogle særlige trivselsemner som bør bringes på banen. Med informationen på forhånd, har deltagerne mulighed for at foreberede sig med tanker om, hvordan de vil bidrage til trivselssamtalen.

Afhold samtalerne i et rum til den gode dialog

En god trivsessamtale kræver facilitering af en kompetent mødeleder, der formår at få alle til at ytre sig og sikrer, at samtalen ikke kører ud af nogle uhensigtsmæssige tangenter. Da det først og fremmest er medarbejderne, der kender og mærker deres arbejdsvilkår og ved, hvordan de trives bedst, er det dem, der skal tale. Det giver plads til, at du som leder kan nøjes med at lytte og styre samtalen mellem medarbejderne.

Lederen skal altså ikke deltage aktivt i diskussionerne, men styre dem.

Når mødet afholdes, er det med henblik på at få inddraget medarbejderne i at kortlægge deres arbejdsmiljø og finde løsninger til at gøre det endnu bedre. Det forudsætter, at mødet opleves som et trygt sted at ytre sin mening – uden at det får konsekvenser for relationen mellem dig og dem og mellem kollegerne.

Psykologisk tryghed er forudsætningen for det gode samarbejde – og en god trivselssamtale

Hvis man skal turde ytre sig i et fællesskab, kræver det psykologisk tryghed. At man har troen på, at man ikke bliver hængt ud, hvis man indrømmer fejl og man ikke bliver trynet, hvis man er kritisk overfor eller uenig med sin arbejdsplads.

Hvad kan lederen gøre, for at sikre psykologisk tryghed i samtalen?

Lederens opgave er, at lægge op til dialog og lade alle komme til orde. Feedback og læring skal være i højsædet.

Hvis en medarbejder ytrer sig kritisk, skal du spørge: hvad kan vi lære af, at du har den oplevelse?

Brug åben og anerkendende spørgsmål og støt medarbejderne i at bevare nysgerrigheden på hinandens bidrag. Igen: du skal ikke deltage aktivt, du skal styre samtalen. Gå foran i at sikre den gode og anerkendende tone og brems eventuelle personangreb.

Trivselssamtaler inderholder naturligvis også følelser – og det er ok

Der er altid følelser involveret i at tale om trivsel, de må godt være der, men de skal ikke have lov til at stå i vejen for at skabe konstruktive løsninger. Reager konstruktivt på alle input. Uanset kvaliteten af det sagte, så ligger der altid en positiv intention bagved et sted. Nogle gange skal man bare søge lidt længere for at finde den.

Luk samtalen med nogle aftaler

Inden I forlader mødet, skal mødeleder sørge for, at der kommer nogle handlingsbare konklusioner på debatten.

• Hvad vil gøre den største forskel for de flestes trivsel?
• Hvem kan få det til at ske og hvornår går vi igang med det?

En af fordelene ved, at lederen deltager i trivselssamtalerne er, at beslutningsmyndigheden til at tildele ressourcer er tilstede i rummet. Det gør det lettere at handle på samtalen.

Følg op på trivselsssamtalerne

Det er dog ikke sikkert, at I kan lave alle forbedringer med et snuptag. Derfor skal gode trivselssamtaler følges op via virksomhedens arbejdsmiljøorganisation (AMO) – inddrag også TRIO samarbejdet, da tillidsrepræsentanter kan have andre handemuligheder og informationsbehov end AMO.

Læg planer for, hvilke forbedringstiltag der skal indgå i det fremtidige arbejdsmijøarbejde.

Information om planer og fremskridt skal ud til arbejdsfællesskabet

Sørg herefter for at informere medarbejderne om jeres aftaler og planer og følg løbende op på, hvor langt I er nået med tiltag og information til resten af organisationen.  Dette kan eksempelvis gå hen og blive et fast punkt på agendaen til de kommende trivselssamtaler. Som du selvfølgelig planlægger og informerer om i god tid, så deltagerne også kan nå at forberede gode spørgsmål og input.

god arbejdslyst  og

– Bettina Prühs

Et tema der kan fylde og derfor måske skal tages op i en trivselssamtale :

Kniber det med jeres videndeling og forstyrrer det jeres trivsel og samarbejde?

Der forskes meget i psykologisk tryghed lige nu. Amy Edmonson er en amerikansk psykolog, der arbejder med at skabe dette på arbejdspladserne. Her kan du se en youtube talk fra hende.