Brug kontoret til at styrke det hybride fællesskab

Hvordan får vi udnyttet kontoret til at etablere stærke arbejdsfællesskaber?

Det gode samarbejde er udfordret af, at vi ikke længere ser hinanden i øjnene på kontoret hver dag. Tillid og samhørighed er bare lettere at etablere med øjenkontakt og dermed også fysisk tilstedeværelse. Men kun de færreste har brug for, at 8-16 på kontoret mandag-fredag bliver genindført som normen. Langt flere ønsker fortsat at arbejde hjemmefra i en eller anden grad fremover. Så i stedet for at bede alle arbejde fysisk sammen hele tiden igen, vil jeg anbefale en gentænkning af jeres kontorbrug.

Kontorets funktion skal designes om. Hvis de fleste arbejder effektivt hjemmefra ind imellem, hvordan, hvornår og hvorfor skal vi så mødes?

Gør kontoret til det sociale anker i fællesskabet

Mange af de opgaver der kan løses bag skærmen er vi meget effektive til at ordne på hjemmearbejdspladsen. Til gengæld kan det mærkes på udvikling- og kreativitetsopgaverne, at fællesskabet er kommet på afstand. Den kreative samskabelse foregår altså bedre med høj tillid og øjenkontakt i et fysisk møde.

Derfor skal kontoret bruges til at samle folk og skabe de nødvendige kreative møder. Social støtte fungerer bedst over kaffemaskinen og tillid genskabes med øjenkontakt og nære historier. Det giver den nødvendige psykologiske tryghed til at turde tage fat i hinanden, når man har brug for støtte. Og til at ville give den støtte, når nogen rækker ud efter den.

Derfor bør I designe jeres kontor anderledes fremover:

Gør mere plads ved kaffemaskinen

kaffemaskinen er kontorets vigtigste mødepunkt, ligesom turen hen til maskinen kan styrke videndelingen mellem afdelingerne.  Derfor bør den placeres strategisk og gives plads til at understøtte de nødvendige uformelle møder i og mellem teams.

Der skal være tilstrækkelig mange møderum

Når vi mødes fysisk for at udvikle ideer og være kreative, kan det være nødvendigt med en samarbejdsrum, hvor ideerne kan forankres. Noget af det vigtigste på jeres kontor fremover bliver derfor, at der er rum man kan gå ind i, når samtalen udvikler sig eller når der indkaldes til et af disse nødvendige analoge møder. Det giver arbejdsro til dem der har brug for at snakke, og dem der ikke vil være en del af jeres samtale.

Det er så den fysiske del af etablering af et stærkt arbejdsfællesskab i det hybride kontor. Hvis kaffemaskinen skal have den ønskede effekt til at sikre den sociale lim mellem medarbejderne og booste kreativiteten i teamet, er det dog også nødvendigt at genforhandle forventningerne til, hvad man laver når man er på kontoret.

Snak over kaffemaskinen er også arbejde

Når socialiseringen i og mellem teams bliver den vigtigste funktion for jeres kontor, er I også nødt at gøre det legitimt, at man hænger ud ved kaffemaskinen.

Jeg kom engang til at skælde en medarbejder ud, fordi jeg synes han brugte for lang tid på at rende rundt på firmaets gange og sludre med de andre afdelinger. Jeg havde ikke blik for, at det arbejde faktisk muliggjorde et stærk samarbejde mellem vores afdeling og resten af afdelingerne, fordi han var et socialt bindelid, der sikrede tillid og lydhørhed mellem os (undskyld Ulrik!)

Samtalen på gangen eller over kaffemaskinen er faktisk lige så væsentlig for virksomhedens sammenhængskraft. Det er netop denne samtale, der bedst tages i kontormiljøet. Det kræver dog ofte en kulturforandring, for at være legitimt:

Omskriv forståelsen af, hvad det betyder at være effektiv på kontoret.

Fjern den gamle fortælling om, at man kun er effektiv, når man sidder ved sin computer. Det er faktisk også effektivt at socialisere ved kaffemaskinen. Den relationsskabelse man arbejder med der, er nemlig en betingelse for at være effektiv ved computeren og i mødelokalet. Derfor bør I arbejde med at fortælle de nye historier om, hvor gode I faktisk kan være, når der er arbejdsro og fleksibilitet på hjemmearbejdspladsen. Så det bliver ok at arbejde hjemme og ok, at bruge kontortiden på at sludre med kollegerne, så I bedre kan forstå hinanden og dermed være effektive ved computeren.

Måske skal I indføre en ny performancemåling : hvor mange gange har du hentet kaffe til dig og din kollega i dag?

Dette indlæg er en opdateret udgave af et lige-efter-corona-indlæg. Men redesign af tankemønstre og kontorer tager jo tid, så derfor tåler det helt sikkert en genudsendelse.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs

Læs mere om af designe det optimale hybride kontormiljø i Harward Business Review:

Videndeling i storrumskontorer har flere elementer i sig. Her er et par af mine tips til videndeling i storrumskontorer: