Optimering af det virtuelle samarbejde i hybride teams

Samarbejdet i et hybridt team kan fungere mindst lige så godt, som hvis alle teammedlemmer er på kontoreret samtidig hele tiden.

Det forudsætter dog, at aftalerne for jeres samarbejde et tydelige og at der er plads til genforhandling.

Jeres team bliver hybridt nu

Når I har drukket kaffen og hold jeres brainstorm udviklingsmøde på det nyindrettede kontor, er det måske tid til at arbejde hjemmefra igen for nogen af jer. Det betyder også, at jeres team formentlig kommer til at arbejde både tids- og rumforskudt de fleste dage. I bliver med andre ord et hybridt team nu, da det virtuelle og analoge samarbejde smelter sammen.

Men I har formentlig stadig en fælles opgave der skal løses sammen.

Det hybride teamsamarbejde kræver nye aftaler

Dette samarbejde fungerer bedst, hvis I aftaler nogle klare spillerregler for, hvordan det virtuelle samarbejde så skal foregå. Hvis I har købt ideen om, at kontoret nu bliver det sted man mødes for at resocialisere, mens hjemmearbejdspladsen udnyttes til at give mere koncentrationstid, så er der nogle spilleregler der skal genforhandles.

Den samarbejdsmetode kræver noget andet, end hvis I alle sidder hjemmefra eller er på kontoret.

Aftaler for det virtuelle samarbejde.

Derfor bør I sætte tid at til at diskutere jeres forventninger til det fremtidige samarbejde og aftale, hvordan I sikrer hinandens informationsbehov, uden at give for meget køb på den ønskværdige fleksibilitet.

Hvornår kan man forvente svar på sine beskeder?

Selvom mails og chatbeskeder kommer ind i en flydende strøm og man altid kan tilgå dem, behøver de ikke blive svaret på hele tiden. Den grænseløse teknologi skal bruges effektivt, men hensynsfuldt. Skab enighed om, hvordan mails håndteres og hvor lang tid der kan og må gå, fra en mail er modtaget til der reageres på den. Det er under alle omstændigheder en god ide af forventningsafstemme, hvordan I styrer jeres teknologiske muligheder.

Hvornår er I “på arbejde” og er til at få fat på?

Vi arbejder bedst på forskellige tidspunkter, men det kan være nyttigt at have nogle sammenfaldende timer og kende hinandens optimale kontaktpunkter. Selvom I arbejder hjemmefra, skal I stadig kunne kontaktes ind imellem. Men ikke nødvendigvis hele tiden. Resten af teamet har bare brug for at vide, hvornår det er ok at ringe til dig og booke møder i din kalender.

Hvordan deler I viden, når I ikke er samme sted samtidig?

Hvor gemmer I data og hvordan finder jeg den nødvendige viden frem igen, når jeg skal bruge den? Knowledge management bør have et helt kapitel for sig selv i optimeringen af jeres samarbejde. Hvis det virker uoverskueligt, så starte med at danne jer et overblik over, hvad I egentlig gør i dag og begynd så at ensrette jeres videnshåndtering herfra.

Hvor tit skal I mødes?  Hvilke møder kan I tage på distancen og hvilke skal foregå i samme rum?

Team identiteten bliver udfordret af det virtuelle, da teknologien imellem os skaber en distance og dermed også mindre tilhørsforhold mellem teamets medlemmer. Derfor er der ingen vej udenom at mødes fysisk med jævne mellemrum. Men for alle parters skyld er det fornuftigt, hvis I aftaler en kadence og form på disse møder: hvor ofte skal vi transportere os samme sted hen og hvad skal vi lave, når vi mødes.

Som jeg tidligere har skrevet, så er de kreative udviklingsprocesser bedst i de fysiske rum og den sociale sammenrysten kræver direkte øjenkontakt. Derfor er det stadig en god ide at planlægge jævnlige workshops med pre- og post hygge indlagt. Det fastholder teamidentiteten, giver den nødvendige psykologiske tryghed og styrker innovationen. Så kan I tage tilbage til hjemmekontoret med nye ideer og klare aftaler i bagagen.

Der er helt sikkert flere spilleregler, som kan trænge til en genforhandling i jeres team. Ovenstående er inspiration til, hvad I bør tale om næste gang I mødes, fysisk eller virtuelt. Hvis I forudser konflikter, vil jeg dog igen anbefale, at I reserverer et godt mødelokale, for det er også lettere at blive enige, når man ser hinanden i øjnene og kan tale i munden på hinanden.

Lad os bruge kontoret til noget af det, det er bedst til: At lave gode spilleregler for det fremtidige virtuelle samarbejde i jeres hybride team.

God arbejdslyst og

– Bettina Prühs

Læs mere om virtuelle og hybride teams i tidligere blogindlæg: